Envoyer des documents pour signatures à l’aide de Dropbox HelloSign eSignatures
Faire signer des documents avec une signature juridiquement contraignante peut représenter beaucoup de travail si vous avez besoin qu’un service professionnel fasse le travail pour vous ou si vous devez envoyer par la poste des copies physiques du document à signer par la partie à l’autre bout. Heureusement, si vous avez besoin de faire signer régulièrement des documents ou si vous devez signer vous-même des documents avant de les envoyer, vous pouvez utiliser votre compte Dropbox pour envoyer des documents pour signature à l’aide de la fonctionnalité Dropbox HelloSign eSignature qui peut être connectée à votre compte Dropbox. .
De nombreuses personnes utilisent Dropbox pour stocker leurs fichiers en ligne afin qu’ils puissent être partagés avec d’autres personnes à des fins de collaboration ou même comme moyen de sauvegarder vos fichiers importants. Vous pouvez même utiliser des fonctionnalités avancées telles que les dossiers automatisés et le transfert Dropbox pour vous aider à faire votre travail. Dropbox possède désormais le service HelloSign, et ils ont un plan gratuit limité où vous pouvez faire 3 demandes de signature gratuites par mois. Mais cela n’est disponible que si vous utilisez un compte Dropbox Business.
Comment envoyer un document Dropbox HelloSign eSignature pour une signature
Une fois que vous avez lié votre compte Dropbox au service HelloSign, il vous suffit de vous rendre sur la page HelloSign. Ensuite, vous pouvez ensuite choisir un fichier dans n’importe quel dossier Dropbox à envoyer pour signature en cliquant sur Partager et alors Envoyer pour signature.
Ensuite, vous pouvez remplir les noms et adresses e-mail des personnes qui doivent signer le document.
Votre document sera alors ouvert dans une interface où vous pourrez ajouter le champ de signature ainsi que d’autres champs tels que les initiales, le nom, la date, etc. Pour ajouter ces champs à votre document, vous pouvez simplement les faire glisser et les déposer sur la page. Vous n’avez pas besoin d’avoir des zones de champ préconfigurées comme j’en ai dans mon document.
Ensuite, vous devrez choisir l’emplacement où le document signé sera stocké. Vous pouvez le conserver dans le même dossier que l’original si vous le souhaitez.
Vous pouvez ensuite ajouter un message supplémentaire si nécessaire et quand tout semble bon, vous pouvez cliquer sur le Envoyer pour signature bouton.
Comment le destinataire signe le document
L’image ci-dessous montre à quoi ressemblera l’e-mail lorsqu’il sera reçu par la personne qui doit signer le document. Ils peuvent ensuite cliquer sur le Bouton Réviser et signer pour lancer la procédure de signature.
Si vous avez ajouté un champ de nom et de date, ils seront automatiquement remplis en fonction du nom que vous avez indiqué dans la demande et de la date à laquelle la personne signe le document. Pour la signature, il leur suffit de cliquer sur le Cliquez pour signer bouton pour commencer.
Ils auront alors trois options de signature, y compris la signature avec leur souris ou leur doigt, la saisie ou l’ajout d’une image de signature.
Une fois qu’ils ont cliqué sur le Insérer bouton, leur signature sera ajoutée au document.
Après avoir signé le document, ils peuvent cliquer sur le Continuez bouton puis cliquez sur le Je suis d’accord bouton.
Visualisation du document signé
L’image ci-dessous montre à quoi ressemblera l’e-mail qui vous sera renvoyé après sa signature. Vous pouvez ensuite cliquer sur le Afficher sur Dropbox pour voir le document signé, ou allez simplement dans le dossier dans lequel vous avez spécifié le document à placer.
Vous pouvez également vérifier la page d’état de votre demande de signature et prévisualiser, télécharger ou localiser le fichier à partir de là.
Au bas du document, vous aurez une piste d’audit qui montre le processus de signature du début à la fin.
Comme vous pouvez le voir, utiliser le service Hello eSignature pour faire signer des documents est un processus assez simple pour obtenir des documents signés juridiquement contraignants. Si vous aimez le service et prévoyez de l’utiliser plus de trois fois par mois, vous pouvez vous inscrire à l’un de leurs forfaits mensuels.
